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國家災害防救科技中心

長照機構災管計畫產製工具｜2021

為協助長照機構降低災害管理計畫撰寫的門檻，建置「長照機構災管計畫產製工具」，整合於「防災易起來」網站，從系統規劃、UX/UI、RWD 到前後端開發，將災害管理計畫轉化為具備範本、範例與填答引導的線上操作流程，並自動產製 Word 計畫書。

System Planning Strategy Visual Design UX/UI Design RWD Front-end Back-end Data Integration Document Generation

01 OVERVIEW

PROJECT OVERVIEW

將專業計畫架構轉化為
容易操作的數位工具。

為協助長照機構降低災害管理計畫撰寫的門檻，建置「長照機構災管計畫產製工具」，整合於「防災易起來」網站，提供機構以線上方式逐步完成災害管理計畫。

系統以使用者引導為核心，將原本需要自行理解計畫架構、撰寫內容及整理文件的工作，轉換為具備範本、範例與填答引導的線上操作流程。

使用者完成填答後，可暫存未完成內容、匯入既有計畫、插入圖片，並將完成結果自動產製為 Word 文件，依計畫章節自動分頁，讓機構可下載後進一步修改與使用。

系統同時介接既有會員機制與自然災害風險檢查結果，並提供 RWD 操作介面與逾時自動登出機制，完成從資料輸入、計畫填答到正式文件產製的完整流程。

02 CHALLENGE

PROJECT CHALLENGE

將專業計畫架構轉化為
容易理解的線上操作流程。

長照機構需要依據災害管理相關架構製作計畫，但對部分機構而言，計畫書的架構理解、內容撰寫與文件整理本身就是一項負擔。

因此，本案將「計畫書」重新轉化為「線上工具」，將原本以文件呈現的內容拆解為章節、欄位、範本與範例，建立循序漸進的填答流程。

同時整合「防災易起來」既有自然災害風險檢查結果，並在完成線上填寫後，將使用者輸入內容重新組合為可下載、可修改的 Word 計畫書。

01 Lower the Barrier

使用者可能不熟悉災害管理計畫，因此介面需要清楚、直覺並提供適當的填寫引導。

02 Document to Workflow

將原本以文件呈現的計畫章節，重新拆解為適合線上填答的內容結構。

03 Guided Experience

透過章節、欄位、範本與範例，讓使用者依序完成災管計畫。

04 Data Integration

將既有自然災害風險檢查結果帶入計畫流程，避免使用者重複輸入資料。

05 Document Output

將線上填寫內容重新組合，自動產製可下載及後續編輯的 Word 計畫書。

03 SOLUTION

SYSTEM PLANNING & DEVELOPMENT

從「填寫表單」轉向
「引導式計畫產製」。

依據災害管理計畫架構重新整理資訊與操作流程，將原本複雜的文件製作工作轉換為可逐步完成的線上工具，並整合資料匯入、內容暫存、圖片插入及 Word 文件產製等功能。

GUIDED PLANNING

引導式計畫填答

依據災害管理計畫架構建立線上填答介面，透過章節、欄位、範本與範例逐步引導使用者完成內容，讓使用者從不知道怎麼寫、參考範例、逐步填答，到儲存並完成計畫。

DATA INTEGRATION

資料整合

系統介接「防災易起來」會員機制，並可匯入既有的「長照機構防災－災害管理任務評估（自然災害風險檢查）」結果，讓既有資料能直接成為計畫內容的一部分。

FLEXIBLE INPUT

彈性填答

提供填答內容暫存、未完成內容續填、已完成計畫內容匯入、圖片插入及內容編輯，使用者可依機構實際工作時間分段完成。

WORD GENERATION

Word 自動產製

完成線上填答後，由系統將資料轉換為 Word 文件，並依據災害管理計畫章節進行自動分頁，使使用者下載後即可進一步修改、整理及使用。

USER EXPERIENCE

使用者體驗設計

將複雜的計畫架構拆解為清楚的章節與填答區塊，搭配範本、範例及循序漸進的操作方式，降低使用者面對專業計畫內容時的心理與操作負擔。

SESSION SECURITY

Session Security

建立使用者逾 30 分鐘無操作後自動登出的機制，在維持使用便利性的同時，兼顧系統使用安全。

RWD

響應式介面

依據不同裝置使用情境規劃 RWD 操作介面，讓計畫填答與內容管理流程能在不同螢幕尺寸下使用。

WORKSHOP & CONSENSUS

需求共識建立

透過系統開發工作坊整理使用需求、計畫內容與操作流程，建立設計與開發階段的需求共識。

04 DESIGN & EXPERIENCE

UX / UI DESIGN

為「不熟悉計畫撰寫的人」設計，降低面對專業文件的操作負擔。

本案 UX 設計的核心不是增加更多功能，而是降低使用者面對專業計畫書時的心理與操作負擔。

透過資訊拆解、範本與範例、循序漸進的填答方式，以及暫存、續填與資料再利用機制，將原本需要自行整理的文件製作流程，轉換為較容易理解的數位操作體驗。

USER EXPERIENCE

Information → Example → Step-by-step → Save → Data Reuse → Document Output

CLEAR INFORMATION｜清楚資訊

將複雜的計畫架構拆解為清楚的章節與填答區塊。

EXAMPLE-DRIVEN｜範例引導

透過範本與範例提供使用者參考，降低「不知道要填什麼」的問題。

STEP-BY-STEP｜循序操作

將計畫製作轉換為循序漸進的操作流程，避免使用者一次面對大量資訊。

SAVE & CONTINUE｜暫存續填

提供暫存與續填機制，符合機構實際工作情境。

DATA REUSE｜資料再利用

將既有自然災害風險檢查結果匯入計畫內容，降低重複輸入。

DOCUMENT OUTPUT｜文件產製

將線上資料轉換為正式 Word 計畫書，完成從「線上填答」到「文件產製」的完整流程。

RWD｜RESPONSIVE DESIGN

以響應式介面規劃不同裝置上的操作體驗，維持計畫填答流程的一致性。

USER-FRIENDLY｜友善操作

以清楚的資訊層級、填答引導與操作提示，降低系統使用門檻。

05 SERVICES

SYSTEM & DIGITAL TOOL

一套從資料輸入到計畫書產製的
完整數位工具。

系統整合會員驗證、計畫填答、既有資料匯入、內容管理、 Word 文件產製及 Session Security 等功能，將災害管理計畫從文件作業轉化為完整的線上產製流程。

01 / Membership Integration ｜介接「防災易起來」會員系統與登入驗證 02 / Plan Input ｜依災害管理計畫架構建立線上填答介面 03 / Data Import ｜匯入既有災害風險檢查結果及已完成計畫內容 04 / Content Management ｜支援暫存、續填、編輯與圖片插入 05 / Document Generation ｜將填答結果自動轉換為 Word 文件，並依章節自動分頁 06 / Session Security ｜使用者逾 30 分鐘無操作後自動登出 07 / UX/UI & RWD ｜規劃使用者友善介面與響應式操作體驗 08 / System Development ｜完成系統規劃、前後端開發、資料整合與文件產製

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PROJECT 15 / 15 DIGITAL TOOL CASE STUDY

長照機構災管計畫產製工具 ｜2021

將專業計畫架構轉化為 容易操作的數位工具。

將專業計畫架構轉化為 容易理解的線上操作流程。

從「填寫表單」轉向 「引導式計畫產製」。